ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES

Una vez creada tu cuenta de correo electrónico en Gmail, debes seguir los siguientes pasos para ingresar cuando lo desees:

 

• Ingresar  al navegador preeestablecido (Internet Explorer).
• Ingresar a la página www.gmail.com.
• Ingresar el nombre del usuario y la contraseña que se crearon cuando registro la cuenta en Gmail, y damos click en Entrar.

NOTA: El nombre de usuario y contraseña son datos que no debemos olvidar.

PARTES DE UN CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico posee las siguientes partes:

1. De: Indica la dirección electrónica del remitente del mensaje, este dato se llena automáticamente con su dirección de e-mail.
2. Para: Indica la dirección electrónica del destinatario del mensaje, se puede usar la libreta de direcciones para llenar automáticamente este campo, y se hace digitando las dos primeras letras del nombre del destinatario donde aparecerá en forma automática todos los nombres que coincidan con dichos parámetros.
3. Asunto: Es el título del mensaje.
4. Cc: Es el campo Carbon Copy, mediante el cual se enviará copias del mensaje a la, ó las direcciones que se indiquen.
5. Bcc: Es el campo Blind Carbon Copy con el cual enviaremos copias sin que el resto de destinatarios del mensaje puedan tener conocimiento de qué otras personas reciben el mensaje.
6. Archivos adjuntos: Indica el o los archivos adicionales que acompañaran al mensaje electrónico.
7. Mensaje: Es el espacio en el que se escribe el mensaje.

CARACTERISTICAS DE ENVÍO Y RECEPCIÓN DE MENSAJES

Antes de todo se debe tener en cuenta, que el correo electrónico es una comunicación asincrónica, esto quiere decir que usted no está conectado al mismo tiempo con la persona a la que le quiere escribir, por esto, cuando usted envíe su mensaje debe esperar a que el destinatario de su mensaje se conecte a Internet y lea su correo.

Un correo electrónico tiene un proceso similar al de un correo postal. Usted escribe el correo, su servidor de correo lo envía al servidor de correo de su remitente, este lo guarda hasta que su remitente ingrese y lo lea. Es lo mismo que cuando usted envía una carta, debe esperar a que la persona la reciba, la lea y le conteste.

ENVIAR UN MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO

Para enviar un mensaje de correo electrónico se debe realizar los siguientes pasos:

 

 

• En la bandeja de entrada de clic en el botón Redactar, el cual se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana.

 

 

• En el campo llamado Para y/o CC (Opcional), escriba la dirección completa del correo electrónico del destinatario, si son varios destinatarios separe las direcciones con una coma.
• En el cuadro Asunto, escriba un título del mensaje en forma resumida relacionado con el texto del mensaje; por ejemplo: Feliz cumpleaños, invitación, un saludo, reunión de trabajo, etc.

 

• Ahora escribimos el mensaje en el cuadro en blanco que aparece en la parte inferior y luego damos clic en el botón Enviar.

 

 

ADJUNTAR ARCHIVOS

Para enviar archivos que acompañen al mensaje de correo se puede realizar desde su correo electrónico de una forma muy sencilla que a continuación veremos:

 

 

1. Para seleccionar el archivo que desea enviar dentro del correo se debe hacer clic en el botón Adjuntar.
2. Se abre una ventana con base en el de explorador de Windows, la cual me permite buscar la ubicación del archivo que se desea enviar, lo selecciona y da clic en Abrir.
3. Aparecerá el nombre del archivo al lado o junto al botón Adjuntar.
4. Ahora procede a escribe el texto del mensaje del correo electrónico y por último le da clic en Enviar.

BAJAR ARCHIVOS ADJUNTOS

Cuando usted reciba un mensaje con un archivo adjunto, al lado derecho del título del mensaje aparece un ícono el cual tiene la figura de un clip; este icono indica que el mensaje trae un archivo adjunto, donde para poder verlo se debe hacer lo siguiente:

1. Abrimos el mensaje dándole clic al título o al nombre de la persona que lo envía.
2. Los archivos adjuntos aparecen siempre al final del mensaje. Para ver el archivo adjunto se debe dar clic en el boton Descargar.
3. Al dar clic en descargar archivo aparece una ventana con tres opciones: Abrir, Guardar y Cancelar.
4. Si sólo quiere ver el archivo que le enviaron, dé clic en abrir. Si desea guardarlo en su computador, dé clic en guardar. Sino desea verlo, ni guardarlo, basta con hacer clic en Cancelar.

NORMAS DE REDACCIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS

 

 

• Evite escribir en mayúsculas, esto en los mensajes de correo como en las conversaciones de chat significa QUE ESTA GRITANDO.
• Los e-mails deben ser cortos. Si tiene que mandar un documento muy largo, envíelo como archivo adjunto al e-mail.
• Utilice la línea de asunto para capturar la atención del receptor y motivarlo a leer el mensaje completo. Utilice una frase corta y concisa, que provea una línea general del contenido del mensaje.
• En el primer párrafo del mensaje haga explícito lo que usted quiere que el receptor sepa o haga como resultado de recibir el e-mail que usted le envió.
• Al redactar un e-mail evite oraciones incompletas, así como los acrónimos y el lenguaje exageradamente técnico.
• La gramática, puntuación, estilo, saludos y despedidas en un email son tan importantes como en una comunicación escrita tradicional (carta).
• Utilice párrafos cortos y elimine el exceso de palabras innecesarias.
• La inmediatez del e-mail puede llevarle a contestarlo demasiado de prisa. Haga una pausa para evitar responder un e-mail cuando se encuentre de mal humor, apresurado o a la defensiva.
• Revise el mensaje del e-mail antes de enviarlo. Recuerde que los e-mails son irrevocables.
• Limite la distribución de e-mails. Enviar una comunicación a un grupo muy grande de personas, cuando no les interesa el mensaje, significa una pérdida de tiempo y genera confusión.
• Si al escribir un e-mail no va a utilizar acentos y/o caracteres especiales, déjele saber al receptor del mismo que no lo hará a propósito.
• No escriba en un e-mail nada que no diría en persona. Recuerde: critique en privado, elogie en público.

RESUMEN

El correo electrónico es una herramienta popular y muy usada en Internet porque permite que nos comuniquemos a través de mensajes con otras personas más rápidamente que usando el correo postal.

Funciona de manera similar a un correo postal, se envía un mensaje, se debe esperar a que el remitente abra su correo, lo lea y responda. Para tener un correo electrónico se debe buscar un sitio en Internet que ofrezca este servicio, en este caso el sitio es www.gmail.com.co

En un correo electrónico además de mensajes se pueden enviar archivos adjuntos que pueden ser de diferente tipo: documentos, presentaciones, planillas, imágenes, etc. Se deben tener en cuenta algunos consejos de redacción a la hora de escribir un correo electrónico para tener una comunicación efectiva.